Klassifikation nach Dokumentart
Das System ordnet jedes eingehende Dokument einer der Arten zu, die Sie vorher festlegen, und leitet daraus ab, welche Felder überhaupt erwartet werden.
Beispielsystem 04
Dokumentenverarbeitung im Betrieb
Dokumente erkennen, prüfen und in die vorhandenen Systeme zurückschreiben
Beispielsystem: ein vollständig durchdachter Entwurf, kein durchgeführtes Kundenprojekt. Die Abläufe, Architekturen und Kennzahlen zeigen, wie wir ein solches Vorhaben aufbauen würden — sie sind keine Messwerte.
Gehört zu
KI-ProzessautomatisierungAusgangslage
Das Problem.
Dokumente kommen aus mehreren Richtungen herein: als Anhang im Postfach, als Scan aus dem Multifunktionsgerät, als Formular aus einem Portal. Jedes davon wird geöffnet, gelesen, einer Dokumentart zugeordnet und anschließend in ein anderes System übertragen. Wer welchen Beleg wann bearbeitet hat, lässt sich hinterher nur über Ordnerstrukturen und E-Mail-Verläufe rekonstruieren.
Vorher · Nachher
Derselbe Vorgang, zweimal.
Links der Ablauf, wie er heute typischerweise läuft. Rechts derselbe Ablauf, wenn eine Anwendung die gleichförmigen Schritte übernimmt.
Heute
So läuft der Vorgang, wenn niemand etwas ändert.
- 01Postfach und Scanordner sichtenMensch
- 02Dokument öffnen und lesenMensch
- 03Dokumentart selbst bestimmenMensch
- 04Zuständigkeit im Kopf klärenMensch
- 05Daten ins Fachsystem tippenMensch
- 06Pflichtfeldprüfung im ZielsystemSystem
- 07Beleg im Ordner ablegenMensch
- 08Vorgang per E-Mail weiterleitenMensch
Mit NeXsoft
Derselbe Vorgang, mit der Entscheidung an einer klaren Stelle.
- 01Eingang wird automatisch erfasstSystem
- 02Dokumentart wird klassifiziertSystem
- 03Felder werden extrahiertSystem
- 04Regelprüfung markiert sicher oder prüfenSystem
- 05Sachbearbeitung gibt freiMensch
- 06Zielsysteme werden aktualisiertSystem
- 07Jeder Schritt wird protokolliertSystem
Die Markierung Mensch steht dort, wo eine Person entscheidet oder etwas erfasst. System steht für Schritte, die die Anwendung übernimmt. Die menschliche Freigabe bleibt bewusst stehen — sie wird nicht wegoptimiert.
Interaktiv
Der Ablauf, Station für Station.
Die Darstellung hält an der Stelle an, an der ein Mensch entscheidet. Weiter geht es erst, wenn Sie freigeben.
Dokumentenverarbeitung
Schritt 1 von 6
- Posteingangläuft
- Dokument lesenwartet
- Felder erkennenwartet
- Regelprüfungwartet
- Menschliche Freigabewartet
- System aktualisierenwartet
Eingang
eingang@musterlieferant.de
Auftrag M-0001 — Muster Industrie GmbH
auftrag-M-0001.pdf
Beispieldaten. Absender, Betreff und Werte sind erkennbar erfunden — es liegt kein echtes Dokument zugrunde.
Erkennungsgüte
- sicherAbsendereingang@musterlieferant.de
- sicherKundeMuster Industrie GmbH
- sicherAuftragsnummerM-0001
- prüfenArtikelMusterartikel A
- prüfenLieferanschriftMusterweg, Musterstadt
- prüfenAnsprechpartnerM. Mustermann
Die Anwendung markiert, welche Felder sie sicher erkennt und welche ein Mensch bestätigen muss. Bewusst zwei Stufen statt eines Prozentwerts — es gibt keine Messung, aus der ein Prozentwert stammen könnte.
Eine Nachricht mit angehängtem PDF würde das Auftragspostfach erreichen und mit Absender und Anhang unverändert als Vorgang abgelegt werden.
Dieser Ablauf ist ein Entwurf, kein laufendes System. Alle gezeigten Angaben sind erfunden, und die Schritte beschreiben, wie NeXsoft eine solche Strecke aufbauen würde. Die Erkennungsgüte wäre als sicher oder prüfen ausgewiesen, die Freigabe bliebe bei einer zuständigen Person — welche Dokumentarten, Felder und Regeln bei Ihnen gelten, ergäbe sich aus Ihrem eigenen Ablauf. Die Verarbeitung läuft im Browser nach einem festen Ablauf — es wird nichts hochgeladen, nichts gesendet und kein Sprachmodell aufgerufen.
- Eine Nachricht mit angehängtem PDF würde das Auftragspostfach erreichen und mit Absender und Anhang unverändert als Vorgang abgelegt werden.
- Das System würde den Anhang öffnen und Text und Layout erfassen, ohne dass jemand das Dokument abtippen muss.
- Aus dem Dokument würden die Felder gezogen, die für diese Dokumentart vorgesehen sind — Absender, Kunde, Auftragsnummer, Artikel, Lieferanschrift und Ansprechpartner.
- Jedes erkannte Feld würde gegen Ihr Regelwerk laufen und dabei die Kennzeichnung sicher oder prüfen erhalten.
- Eine zuständige Person würde das Original neben den erkannten Feldern sehen, korrigieren, was zu korrigieren ist, und die Freigabe erteilen.
- Nach der Freigabe würde das System die Daten in das führende System schreiben und jeden Schritt mit Zeitstempel und handelnder Person im Protokoll festhalten.
Funktionen
Was das System können müsste.
Jede Zeile ist eine Zusage über künftige Arbeit — keine Beschreibung von etwas Bestehendem.
Feldextraktion gegen ein Schema
Je Dokumentart liegt ein Schema fest, welche Felder gezogen werden und welchen Typ sie haben; was nicht in dieses Schema passt, geht nicht weiter.
Erkennungsgüte in zwei Stufen
Jedes extrahierte Feld trägt eine von zwei Kennzeichnungen: sicher oder prüfen — und nur die zweite Stufe erzwingt einen Blick durch einen Menschen.
Prüfoberfläche mit Original
In der Sichtprüfung stehen die erkannten Felder direkt neben der Originalseite, sodass eine Korrektur ohne Wechsel zwischen Programmen möglich ist.
Regelwerk je Dokumentart
Fachliche Regeln wie Pflichtfelder, Wertebereiche, Dubletten- und Fristenprüfung liegen als lesbares Regelwerk vor und nicht verstreut im Programmcode.
Protokoll je Verarbeitungsschritt
Für jedes Dokument steht später nachvollziehbar da, wann welcher Schritt lief, was das System entschieden hat und wer freigegeben hat.
Anbindung
Woran so ein System typischerweise hängt.
Kategorien statt Herstellernamen — welches Produkt bei Ihnen steht, entscheidet Ihre vorhandene Landschaft.
E-Mail-Postfächer und Scan-Eingänge
DMS oder zentrale Dateiablage
ERP beziehungsweise Warenwirtschaft
CRM oder branchenspezifische Fachsoftware
Verzeichnisdienst für Anmeldung und Rollen
Architektur
Wie das aufgebaut wäre.
Ein Beispielaufbau in Schichten. Nicht der einzig mögliche — aber einer, den wir begründen können.
Eingang
- Beobachter für Postfächer und Ordner
- Unveränderte Ablage der Originaldatei
- Warteschlange mit Wiederholung bei Störung
Verarbeitung
- Text- und Layouterkennung
- Klassifikation nach Dokumentart
- Feldextraktion gegen ein Schema
Entscheidung
- Regelwerk je Dokumentart
- Prüfoberfläche mit Freigabe
- Eskalation bei fehlenden Feldern
Anbindung und Nachweis
- Konnektoren zu den Zielsystemen
- Ereignisprotokoll je Dokument
- Rollen- und Rechtemodell
Kennzahlen
Woran man den Erfolg messen würde.
Diese Größen würden während eines Projekts gemessen. Es stehen bewusst keine Werte daneben — es gibt keine Messung, aus der sie stammen könnten.
Anteil der Dokumente ohne manuellen Eingriff
würde als Verhältnis der ohne Korrektur freigegebenen zu allen eingegangenen Dokumenten erhoben
Durchlaufzeit vom Eingang bis zur Freigabe
würde aus den Zeitstempeln im Ereignisprotokoll berechnet
Korrekturquote je Feld
würde aus den Änderungen erhoben, die in der Prüfoberfläche vorgenommen werden
Anteil der Felder in der Stufe prüfen
würde je Dokumentart aus der Kennzeichnung nach der Regelprüfung ausgezählt
Zahl der Rückläufer aus den Zielsystemen
würde über die Fehlermeldungen der Konnektoren erfasst
Ausbau
Klein anfangen, dann wachsen.
Ein Vorhaben dieser Art beginnt nicht mit dem Vollausbau. Es beginnt mit dem Teil, der am schnellsten trägt.
Erste Stufe
Eine Dokumentart, ein Eingangskanal, ein Zielsystem — mit vollständiger Prüfoberfläche, damit die Regeln an echten Dokumenten geschärft werden können.
Zweite Stufe
Weitere Dokumentarten und Eingangskanäle kommen hinzu, das Regelwerk wächst, und Freigaben lassen sich nach Zuständigkeit und Betrag getrennt steuern.
Dritte Stufe
Der aufgebaute Bestand wird durchsuchbar, Auswertungen über Laufzeiten und Korrekturen kommen dazu, und angrenzende Abläufe werden angeschlossen.
Erkennen Sie Ihren Ablauf wieder?
Wenn Sie diesen Ablauf bei sich wiedererkennen, gehen wir ihn im Erstgespräch anhand Ihrer eigenen Dokumentarten durch.
Beispielsystem: ein vollständig durchdachter Entwurf, kein durchgeführtes Kundenprojekt. Die Abläufe, Architekturen und Kennzahlen zeigen, wie wir ein solches Vorhaben aufbauen würden — sie sind keine Messwerte.