Rollen und Rechte
Jede Rolle sieht die Vorgänge und Felder, die zu ihrer Aufgabe gehören, und die Prüfung liegt am Endpunkt, nicht nur in der Oberfläche.
Beispielsystem 02
Interne Betriebsplattform
Ein Kernprozess, der heute in Tabellenkalkulation, E-Mail und Einzeltools liegt, als eine Anwendung mit Rollen, Workflow und Gesamtstand
Beispielsystem: ein vollständig durchdachter Entwurf, kein durchgeführtes Kundenprojekt. Die Abläufe, Architekturen und Kennzahlen zeigen, wie wir ein solches Vorhaben aufbauen würden — sie sind keine Messwerte.
Gehört zu
Individuelle UnternehmenssoftwareAusgangslage
Das Problem.
Ein Ablauf, der für das Geschäft wesentlich ist, liegt gleichzeitig in einer Tabellenkalkulation, einem Sammelpostfach und mehreren Fachtools. Den Gesamtstand gibt es nur, wenn ihn jemand von Hand zusammenträgt, und Zuständigkeiten gelten, weil man sie kennt, nicht weil ein System sie durchsetzt. Wer ausfällt oder das Unternehmen verlässt, nimmt einen Teil des Ablaufs mit.
Vorher · Nachher
Derselbe Vorgang, zweimal.
Links der Ablauf, wie er heute typischerweise läuft. Rechts derselbe Ablauf, wenn eine Anwendung die gleichförmigen Schritte übernimmt.
Heute
So läuft der Vorgang, wenn niemand etwas ändert.
- 01Vorgang per E-Mail gemeldetMensch
- 02Zeile in Tabelle angelegtMensch
- 03Zuständigkeit mündlich geklärtMensch
- 04Dokumente im Laufwerk abgelegtMensch
- 05Rückfragen über Mail-VerteilerMensch
- 06Freigabe telefonisch eingeholtMensch
- 07Buchung im ERP ausgelöstSystem
- 08Statusliste für die Leitung gebautMensch
Mit NeXsoft
Derselbe Vorgang, mit der Entscheidung an einer klaren Stelle.
- 01Vorgang im Portal erfasstSystem
- 02Regelwerk setzt die ZuständigkeitSystem
- 03Pflichtfelder und Fristen geprüftSystem
- 04Freigabe durch die FührungskraftMensch
- 05Übergabe an ERP und AblageSystem
- 06Dashboard aktualisiert sichSystem
Die Markierung Mensch steht dort, wo eine Person entscheidet oder etwas erfasst. System steht für Schritte, die die Anwendung übernimmt. Die menschliche Freigabe bleibt bewusst stehen — sie wird nicht wegoptimiert.
Interaktiv
Der Ablauf, Station für Station.
Die Darstellung hält an der Stelle an, an der ein Mensch entscheidet. Weiter geht es erst, wenn Sie freigeben.
Ablauf
Schritt 1 von 6
- Eingangläuft
- Zuordnungwartet
- Bearbeitungwartet
- Freigabewartet
- Übergabewartet
- Auswertungwartet
Ein neuer Vorgang entsteht im Portal oder kommt über eine angebundene Quelle herein und bekommt bei der Anlage eine eigene Nummer, im Beispiel M-0001.
Diese Ablaufdarstellung läuft im Browser nach einem festen Ablauf — es wird nichts hochgeladen, nichts gesendet und kein Sprachmodell aufgerufen. Für das beschriebene System gilt das nicht: dort würde ein Sprachmodell aufgerufen.
- Ein neuer Vorgang entsteht im Portal oder kommt über eine angebundene Quelle herein und bekommt bei der Anlage eine eigene Nummer, im Beispiel M-0001.
- Das Regelwerk bestimmt anhand von Vorgangsart, Standort und Betragsklasse, welche Rolle zuständig ist, und trägt sie am Vorgang ein.
- Die zuständige Person bearbeitet den Vorgang in einer Maske, die nur die Felder zeigt, die zu diesem Schritt gehören.
- Die Führungskraft sieht den vollständigen Vorgang samt Dokumenten und gibt ihn frei oder schickt ihn mit Begründung zurück.
- Die Anwendung schreibt die freigegebenen Daten in die angebundenen Systeme und legt die Dokumente an der vereinbarten Stelle ab.
- Das Dashboard zeigt den Gesamtstand nach Status, Zuständigkeit und Alter, ohne dass jemand eine Liste zusammenträgt.
Funktionen
Was das System können müsste.
Jede Zeile ist eine Zusage über künftige Arbeit — keine Beschreibung von etwas Bestehendem.
Workflow mit Zuständen
Ein Vorgang durchläuft definierte Zustände; welcher Übergang erlaubt ist, entscheidet die Rolle und nicht die Gewohnheit.
Feste Struktur statt Tabellenblatt
Vorgänge, Beteiligte, Termine und Dokumente werden einzeln geführt und miteinander verknüpft, statt als Spalten in einer Datei nebeneinanderzustehen.
Freigaben mit Protokoll
Jede Freigabe hält fest, wer sie erteilt hat, zu welchem Stand und mit welcher Anmerkung.
Dokumente am Vorgang
Dateien hängen am Vorgang statt in einem Ordnerbaum, mit Version und sichtbarer Zuordnung.
Benachrichtigungen mit Frist
Zuständige werden bei Übernahme, Rückfrage und drohendem Fristablauf benachrichtigt, per E-Mail oder im Portal.
Dashboard und Export
Der Gesamtstand ist als Ansicht und als Export verfügbar, damit Auswertungen nicht wieder in einer Tabelle nachgebaut werden.
Anbindung
Woran so ein System typischerweise hängt.
Kategorien statt Herstellernamen — welches Produkt bei Ihnen steht, entscheidet Ihre vorhandene Landschaft.
ERP oder Warenwirtschaft
CRM
DMS oder vorhandene Dateiablage
Verzeichnisdienst für die Anmeldung (SSO)
E-Mail und Kalender (Microsoft 365)
Fachsoftware des Bereichs über deren Schnittstelle
Architektur
Wie das aufgebaut wäre.
Ein Beispielaufbau in Schichten. Nicht der einzig mögliche — aber einer, den wir begründen können.
Oberfläche
- Web-Anwendung mit Ansichten je Rolle
- Formulare aus der Datenstruktur erzeugt
- Dashboard- und Exportansichten
Anwendungslogik
- Workflow-Engine mit definierten Zustandsübergängen
- Regelwerk für Zuständigkeit und Fristen
- Rechteprüfung an jedem Endpunkt
- Protokoll aller Status- und Feldänderungen
Daten und Dokumente
- Relationale Datenbank mit versionierten Migrationen
- Objektspeicher für Anhänge
- Volltextindex über Vorgänge und Dokumente
Integration und Betrieb
- Konnektoren zu ERP, CRM und Ablage
- Ereigniswarteschlange mit Wiederholung bei Fehlern
- Strukturierte Logs und Fehler-Tracking mit Alarmierung
Kennzahlen
Woran man den Erfolg messen würde.
Diese Größen würden während eines Projekts gemessen. Es stehen bewusst keine Werte daneben — es gibt keine Messung, aus der sie stammen könnten.
Durchlaufzeit eines Vorgangs
würde als Zeit zwischen Anlage und Abschluss aus dem Statusprotokoll gemessen
Liegezeit vor der Freigabe
würde als Zeit gemessen, die ein Vorgang im Zustand „wartet auf Freigabe“ verbringt
Anteil der Vorgänge mit Rückfrage
würde an den Rücksprüngen in einen früheren Zustand gemessen
Anteil doppelter Datenerfassung
würde an den Feldern gemessen, die noch von Hand in ein Zweitsystem übertragen werden
Nutzung je Rolle
würde an aktiven Rollen und bearbeiteten Vorgängen je Zeitraum gemessen
Ausbau
Klein anfangen, dann wachsen.
Ein Vorhaben dieser Art beginnt nicht mit dem Vollausbau. Es beginnt mit dem Teil, der am schnellsten trägt.
Ein Ablauf, vollständig
Die erste Ausbaustufe bildet genau den Ablauf ab, der heute überwiegend von Hand läuft: Rollen, Zustände, Freigabe und Dokumentenablage auf einer gemeinsamen Datenstruktur.
Anbindung und Auswertung
Danach kommen die Konnektoren zu ERP, CRM und Ablage dazu, damit dieselben Daten nicht mehrfach erfasst werden, und das Dashboard löst die zusammengetragene Statusliste ab.
Weitere Bereiche und externe Beteiligte
Später lassen sich benachbarte Abläufe auf derselben Datenstruktur abbilden und Lieferanten oder Kunden über einen eigenen Zugang mit eingeschränkter Sicht einbinden.
Erkennen Sie Ihren Ablauf wieder?
Beschreiben Sie im Erstgespräch den Ablauf, der bei Ihnen heute zwischen Tabellenkalkulation und E-Mail liegt — wir ordnen ein, welcher Teil davon sich als erste Ausbaustufe eignet.
Beispielsystem: ein vollständig durchdachter Entwurf, kein durchgeführtes Kundenprojekt. Die Abläufe, Architekturen und Kennzahlen zeigen, wie wir ein solches Vorhaben aufbauen würden — sie sind keine Messwerte.