Jede Anlage mit eigener Akte
Jede Anlage, jedes Gerät und jede Komponente trägt eine eigene Akte mit Stammdaten, Standort, verbauten Teilen und Servicehistorie.
Beispielsystem 03
Technisches Servicewissen
Die Anlagenakte in der Hand des Technikers, auch ohne Netz
Beispielsystem: ein vollständig durchdachter Entwurf, kein durchgeführtes Kundenprojekt. Die Abläufe, Architekturen und Kennzahlen zeigen, wie wir ein solches Vorhaben aufbauen würden — sie sind keine Messwerte.
Gehört zu
Technische & operative SoftwareAusgangslage
Das Problem.
Ein Servicetechniker steht vor einer Anlage und braucht Angaben, die in Handbuch, Servicehistorie und technischer Dokumentation stehen. Diese Unterlagen liegen im Ordner im Fahrzeug, im Postfach der Disposition oder auf einem Laufwerk, das vor Ort keine Verbindung hat. Was am Einsatz tatsächlich passiert, wird später aus dem Gedächtnis in ein Formular übertragen.
Vorher · Nachher
Derselbe Vorgang, zweimal.
Links der Ablauf, wie er heute typischerweise läuft. Rechts derselbe Ablauf, wenn eine Anwendung die gleichförmigen Schritte übernimmt.
Heute
So läuft der Vorgang, wenn niemand etwas ändert.
- 01Auftrag entsteht im FachsystemSystem
- 02Auftragsdaten telefonisch durchgebenMensch
- 03Unterlagen im Ordner suchenMensch
- 04Servicehistorie im Büro erfragenMensch
- 05Vor Ort ohne Dokumentation arbeitenMensch
- 06Notizen und Fotos sammelnMensch
- 07Servicebericht später abtippenMensch
- 08Rückmeldung ins Fachsystem übertragenMensch
Mit NeXsoft
Derselbe Vorgang, mit der Entscheidung an einer klaren Stelle.
- 01Auftrag erscheint in der AppSystem
- 02Anlagenakte offline verfügbarSystem
- 03Prüfschritte an der Anlage abarbeitenMensch
- 04Fotos und Spracheingabe erfassenMensch
- 05Berichtsentwurf entsteht automatischSystem
- 06Techniker gibt den Bericht freiMensch
- 07Rücklauf an angebundene SystemeSystem
Die Markierung Mensch steht dort, wo eine Person entscheidet oder etwas erfasst. System steht für Schritte, die die Anwendung übernimmt. Die menschliche Freigabe bleibt bewusst stehen — sie wird nicht wegoptimiert.
Interaktiv
Der Ablauf, Station für Station.
Die Darstellung hält an der Stelle an, an der ein Mensch entscheidet. Weiter geht es erst, wenn Sie freigeben.
Ablauf
Schritt 1 von 7
- Auftragläuft
- Anlagenaktewartet
- Offline-Paketwartet
- Prüfablaufwartet
- Erfassungwartet
- Freigabewartet
- Rücklaufwartet
Der Auftrag erscheint mit Anlage, Standort und Anlass in der Anwendung des Technikers, bevor er losfährt.
Diese Ablaufdarstellung läuft im Browser nach einem festen Ablauf — es wird nichts hochgeladen, nichts gesendet und kein Sprachmodell aufgerufen. Für das beschriebene System gilt das nicht: dort würde ein Sprachmodell aufgerufen.
- Der Auftrag erscheint mit Anlage, Standort und Anlass in der Anwendung des Technikers, bevor er losfährt.
- Zur Anlage gehören Stammdaten, verbaute Komponenten, Servicehistorie und die technische Dokumentation an einem Ort.
- Vor der Abfahrt lädt das Gerät die Akte samt Dokumenten herunter, damit die Anwendung ohne Verbindung vollständig bleibt.
- Vor Ort führt ein technischer Ablauf durch die Prüfschritte und fordert die Belege ein, die zum jeweiligen Schritt gehören.
- Fotos, Messwerte und gesprochene Notizen hängen direkt an dem Schritt, zu dem sie gehören, statt in einer Galerie zu landen.
- Aus den Eingaben entsteht ein Entwurf des Serviceberichts, der erst gilt, wenn der Techniker ihn prüft und freigibt.
- Nach der Freigabe gehen Bericht, Belege und Statusänderung an die angebundenen Systeme; ohne Verbindung wartet der Vorgang in einer Warteschlange.
Funktionen
Was das System können müsste.
Jede Zeile ist eine Zusage über künftige Arbeit — keine Beschreibung von etwas Bestehendem.
Dokumente an der Anlage
Handbücher, Schaltpläne und Prüfvorschriften hängen an der Anlage, statt in einem Ordner zu liegen, der beim Einsatz nicht dabei ist.
Suche mit Fundstelle
Eine Frage in eigenen Worten führt zu den Stellen in der Dokumentation, die dafür infrage kommen, jeweils mit Verweis auf Dokument und Seite.
Offline-Betrieb mit Abgleich
Anlagenakte, Prüfschritte, Fotos und der Berichtsentwurf liegen auf dem Gerät und funktionieren ohne Verbindung. Die Suche über die Dokumentation und der Abgleich mit dem ERP brauchen Netz — beides ist erkennbar gekennzeichnet, statt stumm ins Leere zu laufen. Änderungen werden abgeglichen, sobald das Gerät wieder im Netz ist; Konflikte werden angezeigt statt still überschrieben.
Prüfschritte mit Pflichtfeldern
Ein technischer Ablauf führt in fester Reihenfolge durch die Schritte und lässt sich erst abschließen, wenn die verlangten Messwerte, Bestätigungen und Belege vorliegen.
Fotodokumentation mit Zuordnung
Aufnahmen gehören zu Schritt, Anlage und Auftrag und werden mit Zeitpunkt abgelegt, nicht in der Galerie eines Privatgeräts.
Spracheingabe für Serviceberichte
Der Techniker spricht den Befund ein; daraus entsteht — zusammen mit Einsatzzeit und entnommenen Ersatzteilen — ein Entwurf des Serviceberichts, den er vor der Freigabe korrigiert. Derselbe Bericht trägt später Abrechnung und Lagerbuchung.
Anbindung
Woran so ein System typischerweise hängt.
Kategorien statt Herstellernamen — welches Produkt bei Ihnen steht, entscheidet Ihre vorhandene Landschaft.
ERP und Warenwirtschaft
Instandhaltungs- und Fachsoftware
Dokumentenmanagement (DMS)
Ersatzteil- und Lagerbestand
Identitäts- und Rechteverwaltung
Microsoft 365 für Kalender und Postfach
Architektur
Wie das aufgebaut wäre.
Ein Beispielaufbau in Schichten. Nicht der einzig mögliche — aber einer, den wir begründen können.
Mobile Schicht
- Lokale Datenbank auf dem Gerät
- Synchronisierung mit Konfliktregeln
- Medienpuffer für Fotos und Audio
- Verschlüsselte Ablage auf dem Endgerät
Fachliche Schicht
- Anlagen-, Auftrags- und Komponentenmodell
- Regelwerk für Prüfschritte und Pflichtfelder
- Rollen- und Rechtemodell
- Protokoll jeder Statusänderung
Dokumenten- und Suchschicht
- Textextraktion aus technischen PDF-Dokumenten
- Segmentierung mit Seiten- und Abschnittsbezug
- Volltext- und Vektorsuche kombiniert
- Antwort mit Verweis auf die Fundstelle
Integrationsschicht
- Adapter je Zielsystem statt Direktkopplung
- Warteschlange für Rückmeldungen
- Wiederholung bei nicht erreichbarem System
Kennzahlen
Woran man den Erfolg messen würde.
Diese Größen würden während eines Projekts gemessen. Es stehen bewusst keine Werte daneben — es gibt keine Messung, aus der sie stammen könnten.
Anteil der Einsätze mit vollständiger Dokumentation
würde aus den Berichten erhoben, die ohne Nachforderung abschließen
Zeit zwischen Einsatzende und freigegebenem Bericht
würde aus den Zeitstempeln der beiden Ereignisse errechnet
Anzahl der Rückfragen ins Büro während eines Einsatzes
würde über die Rückfragen gezählt, die in der Anwendung ausgelöst werden
Anteil der Einsätze, die ohne Verbindung vollständig laufen
würde aus dem Verbindungsstatus während der Bearbeitung abgeleitet
Brauchbarkeit der Dokumentensuche
würde daran gemessen, wie oft die erste angezeigte Fundstelle übernommen wird
Ausbau
Klein anfangen, dann wachsen.
Ein Vorhaben dieser Art beginnt nicht mit dem Vollausbau. Es beginnt mit dem Teil, der am schnellsten trägt.
Anlagenakte und Offline-Zugriff
Zuerst entstehen das Anlagenmodell, die Anlagenakte und die mobile Anwendung mit Offline-Betrieb. Damit hätte der Techniker Stammdaten, Historie und Dokumente an der Anlage, auch ohne Verbindung.
Prüfabläufe und Berichte
Danach kommen die technischen Abläufe mit Prüfschritten und Pflichtfeldern, die Fotodokumentation, die Spracheingabe und die Freigabe durch den Techniker.
Suche und Rückmeldung
Später folgen die Suche über die gesamte technische Dokumentation mit Verweis auf die Fundstelle sowie der Rücklauf an ERP, Instandhaltungssoftware und Dokumentenmanagement.
Erkennen Sie Ihren Ablauf wieder?
Wenn Sie einen Serviceprozess vor Augen haben, der so aussehen könnte, gehen wir ihn im Erstgespräch Schritt für Schritt durch.
Beispielsystem: ein vollständig durchdachter Entwurf, kein durchgeführtes Kundenprojekt. Die Abläufe, Architekturen und Kennzahlen zeigen, wie wir ein solches Vorhaben aufbauen würden — sie sind keine Messwerte.