Anbindung des Auftragspostfachs
Ein dediziertes Postfach wird überwacht; jede eingehende Nachricht wird mit Anhängen, Absender und Zeitstempel als eigener Vorgang abgelegt.
Beispielsystem 01
Auftragserfassung aus E-Mail und PDF
Aus E-Mail-Anhängen werden geprüfte Aufträge — mit Freigabe an der Stelle, an der sie zählt.
Beispielsystem: ein vollständig durchdachter Entwurf, kein durchgeführtes Kundenprojekt. Die Abläufe, Architekturen und Kennzahlen zeigen, wie wir ein solches Vorhaben aufbauen würden — sie sind keine Messwerte.
Gehört zu
KI-ProzessautomatisierungAusgangslage
Das Problem.
Kundenaufträge erreichen Ihr Unternehmen als E-Mail mit angehängtem PDF, jeder Absender im eigenen Layout. Mitarbeiter:innen öffnen den Anhang, lesen Kundendaten und Positionen heraus, übertragen sie in die Warenwirtschaft und gleichen Artikelnummern gegen die Stammdaten ab. Die Arbeit ist gleichförmig, verlangt aber volle Aufmerksamkeit, weil ein Zahlendreher unter Umständen erst in der Auslieferung auffällt.
Vorher · Nachher
Derselbe Vorgang, zweimal.
Links der Ablauf, wie er heute typischerweise läuft. Rechts derselbe Ablauf, wenn eine Anwendung die gleichförmigen Schritte übernimmt.
Heute
So läuft der Vorgang, wenn niemand etwas ändert.
- 01E-Mail trifft im Postfach einSystem
- 02PDF-Anhang öffnenMensch
- 03Kundendatensatz heraussuchenMensch
- 04Artikelnummern nachschlagenMensch
- 05Positionen abtippenMensch
- 06Preise und Konditionen prüfenMensch
- 07Rückfrage per E-Mail stellenMensch
- 08Auftrag im System anlegenMensch
- 09Bestätigung schreiben und sendenMensch
Mit NeXsoft
Derselbe Vorgang, mit der Entscheidung an einer klaren Stelle.
- 01E-Mail automatisch erfasstSystem
- 02Anhang gelesen und strukturiertSystem
- 03Gegen Stammdaten validiertSystem
- 04Abweichung zur Freigabe vorgelegtMensch
- 05Rückfrage beim Kunden, Vorgang wartet sichtbarMensch
- 06Auftrag im System angelegtSystem
- 07Bestätigung zum Versand vorbereitetSystem
Die Markierung Mensch steht dort, wo eine Person entscheidet oder etwas erfasst. System steht für Schritte, die die Anwendung übernimmt. Die menschliche Freigabe bleibt bewusst stehen — sie wird nicht wegoptimiert.
Interaktiv
Der Ablauf, Station für Station.
Die Darstellung hält an der Stelle an, an der ein Mensch entscheidet. Weiter geht es erst, wenn Sie freigeben.
Ablauf
Schritt 1 von 7
- Posteingangläuft
- Dokument verstehenwartet
- Kunde zuordnenwartet
- Stammdaten prüfenwartet
- Menschliche Freigabewartet
- Auftrag anlegenwartet
- Bestätigung vorbereitenwartet
Ein eigenes Auftragspostfach nimmt die E-Mail entgegen und legt Nachricht und Anhang unverändert ab. Vor der Vorgangsanlage wird über Bestellnummer, Betreff und Nachrichtenverlauf geprüft, ob sie zu einem laufenden Vorgang gehört — Änderungen, Stornierungen und Antworten auf Rückfragen landen dort, nicht als zweiter Auftrag daneben.
Diese Ablaufdarstellung läuft im Browser nach einem festen Ablauf — es wird nichts hochgeladen, nichts gesendet und kein Sprachmodell aufgerufen. Für das beschriebene System gilt das nicht: dort würde ein Sprachmodell aufgerufen.
- Ein eigenes Auftragspostfach nimmt die E-Mail entgegen und legt Nachricht und Anhang unverändert ab. Vor der Vorgangsanlage wird über Bestellnummer, Betreff und Nachrichtenverlauf geprüft, ob sie zu einem laufenden Vorgang gehört — Änderungen, Stornierungen und Antworten auf Rückfragen landen dort, nicht als zweiter Auftrag daneben.
- Das System liest das PDF und überführt Kopfdaten und Positionen in eine einheitliche Struktur.
- Absender, Briefkopf und Bestellangaben werden gegen den Kundenstamm abgeglichen, bis eine eindeutige Zuordnung feststeht.
- Artikelnummern, Mengeneinheiten und Konditionen werden gegen die hinterlegten Stammdaten geprüft.
- Alles, was unklar bleibt oder von den Stammdaten abweicht, geht zur Entscheidung an eine zuständige Person: freigeben, korrigiert freigeben oder beim Kunden klären. Im letzten Fall wartet der Vorgang sichtbar auf die Antwort — mit Frist und Zuständigkeit, statt in einem Postfach zu liegen.
- Der freigegebene Auftrag wird über die Schnittstelle im führenden System angelegt.
- Aus dem angelegten Auftrag entsteht ein Bestätigungsentwurf, der vor dem Versand gesichtet werden kann.
Funktionen
Was das System können müsste.
Jede Zeile ist eine Zusage über künftige Arbeit — keine Beschreibung von etwas Bestehendem.
Layoutunabhängige Extraktion
Die Positionserkennung stützt sich nicht auf feste Koordinaten, sondern auf Struktur und Bedeutung im Dokument, damit auch ein unbekanntes Absenderlayout verarbeitet werden kann.
Abgleich gegen Stammdaten
Jede erkannte Position wird gegen Artikelstamm, Mengeneinheiten und kundenspezifische Konditionen gespiegelt, bevor sie weitergereicht wird.
Konfidenz je Feld
Jedes Feld trägt eine Einschätzung, wie sicher der Wert erkannt wurde; unterhalb einer festgelegten Schwelle läuft der Vorgang nicht automatisch weiter.
Freigabeoberfläche mit Beleg
Zur Prüfung stehen der erkannte Wert und die zugehörige Stelle im Originaldokument nebeneinander, sodass eine Entscheidung ohne Suchen im PDF möglich ist.
Nachvollziehbare Vorgangsakte
Zu jedem Auftrag bleiben Originaldokument, erkannte Werte, spätere Änderungen und die freigebende Person als zusammenhängender Verlauf erhalten.
Entwurf der Bestätigung
Aus dem angelegten Auftrag entsteht ein Antwortentwurf in Ihrer eigenen Textvorlage, der vor dem Versand geändert oder freigegeben werden kann.
Anbindung
Woran so ein System typischerweise hängt.
Kategorien statt Herstellernamen — welches Produkt bei Ihnen steht, entscheidet Ihre vorhandene Landschaft.
E-Mail-Postfach (Microsoft 365 oder IMAP)
ERP oder Warenwirtschaft für die Auftragsanlage
CRM für Kundenstamm und Ansprechpartner
DMS oder Dateiablage für die Originalbelege
Artikel- und Preisstammdaten aus der Fachsoftware
Benachrichtigung über den betrieblichen Chat
Architektur
Wie das aufgebaut wäre.
Ein Beispielaufbau in Schichten. Nicht der einzig mögliche — aber einer, den wir begründen können.
Erfassung
- Postfach-Connector mit Vorgangsanlage
- Objektspeicher für Originaldokumente
- Warteschlange für eingehende Vorgänge
Verstehen und Prüfen
- Dokumentenverarbeitung mit Layout- und Textanalyse
- Sprachmodell-Aufruf mit festem Ausgabeschema
- Regelwerk für den Stammdatenabgleich
- Konfidenz- und Schwellenwertlogik
Entscheiden und Buchen
- Freigabeoberfläche mit Rollen und Rechten
- Auftragsanlage über die ERP-Schnittstelle
- Wiederholungs- und Fehlerbehandlung
Betrieb
- Ereignisprotokoll je Vorgang
- Metrik- und Fehlerüberwachung
- Verschlüsselte Ablage mit Aufbewahrungsregeln
Kennzahlen
Woran man den Erfolg messen würde.
Diese Größen würden während eines Projekts gemessen. Es stehen bewusst keine Werte daneben — es gibt keine Messung, aus der sie stammen könnten.
Bearbeitungszeit je Auftrag
würde vom Eingang der E-Mail bis zur Anlage im führenden System gemessen
Anzahl manueller Schritte je Auftrag
würde über die im Vorgangsprotokoll erfassten Benutzeraktionen gezählt
Fehlerquote bei der Erfassung
würde aus nachträglichen Korrekturen an bereits angelegten Aufträgen erhoben
Anteil der Aufträge ohne manuellen Eingriff
würde als Verhältnis der ohne Freigabeeingriff abgeschlossenen Vorgänge zu allen Vorgängen ermittelt
Dauer bis zur Auftragsbestätigung
würde vom Eingang der E-Mail bis zum Versand der Bestätigung gemessen
Ausbau
Klein anfangen, dann wachsen.
Ein Vorhaben dieser Art beginnt nicht mit dem Vollausbau. Es beginnt mit dem Teil, der am schnellsten trägt.
Erste Stufe: ein Postfach, ein Belegtyp
Der Aufbau beginnt mit den Aufträgen einer überschaubaren Absendergruppe in einem Postfach; Extraktion und Validierung laufen, die Anlage im führenden System erfolgt nach Freigabe.
Zweite Stufe: Breite und Regelwerk
Weitere Absenderlayouts, kundenspezifische Konditionen und Sonderfälle wie Teillieferung oder Streckengeschäft kommen hinzu, und die Schwellenwerte werden anhand der bis dahin gesammelten Vorgänge justiert.
Dritte Stufe: angrenzende Belege
Auftragsbestätigung, Lieferavis und Rechnungseingang folgen demselben Muster, sodass ein Beleg einmal verstanden und danach mehrfach verwendet wird.
Erkennen Sie Ihren Ablauf wieder?
Wenn Ihr Auftragseingang so aussieht, lässt sich in einem Erstgespräch klären, welche dieser Schritte bei Ihnen tragen und an welcher Stelle die Freigabe sinnvoll liegt.
Beispielsystem: ein vollständig durchdachter Entwurf, kein durchgeführtes Kundenprojekt. Die Abläufe, Architekturen und Kennzahlen zeigen, wie wir ein solches Vorhaben aufbauen würden — sie sind keine Messwerte.